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Sûreté et sécurité

Groupe d’enfants qui épèlent le mot sécurité

RVC fait tout ce qu’il faut pour assurer la sûreté, la sécurité et le bien-être des étudiants qui lui sont confiés pendant les visites. Pour ce faire, nous avons implanté les procédures de sécurité et d’urgence suivantes.

Procédures de sécurité et d’urgence

Les accompagnateurs adultes

Lorsqu’on voyage en groupe, la sécurité devient une préoccupation très importante. C’est votre responsabilité de superviser le groupe en fournissant un nombre approprié d’accompagnateurs adultes. Le ratio exigé par RVC est d’un accompagnateur pour dix participants.

Assurance sécurité et responsabilité

Les organisateurs de groupe sont responsables de la sûreté et de la sécurité de tous les participants, en tout temps durant le voyage. Si un accident se produit, les organisateurs sont tenus responsables si l’on peut prouver qu’il y a eu négligence. Bien avant le voyage, renseignez-vous auprès de votre école ou de votre conseil d’administration sur la politique d’assurance responsabilité protégeant les organisateurs et les participants et confirmez quelle est la couverture existante.

Vous pouvez être sûrs que, pour sa part, RVC a pris toutes les précautions nécessaires pour minimiser les risques. Nous faisons affaire seulement avec les pourvoyeurs les plus fiables et dignes de confiance : hébergements approuvés officiellement et qui correspondent à nos normes élevées; des restaurants de qualité; et des compagnies de transport qui possèdent l’expérience des voyages scolaires en groupe et qui répondent aux normes de sécurité imposées par la loi.

Renseignements médicaux et assurance

Chaque participant doit fournir des renseignements médicaux (p. ex., détails relatifs à des conditions médicales existantes, instructions détaillées relatives au traitement approprié en cas d’urgence, telle que l’utilisation de l’EpiPen pour le traitement d’une réaction allergique). Veuillez vous référer au formulaire, Renseignements médicaux et autorisation de traitement.

L’assurance médicale couvre le coût des traitements médicaux hors-province qui ne sont pas couverts par l’assurance santé de votre province de résidence. Par exemple, si un participant qui souffre d’une condition médicale pré-existante (telle que l’asthme) fait une crise sérieuse et a besoin d’être hospitalisé, on considère que cette situation n’est reliée d’aucune façon aux activités de RVC. L’assurance médicale est comprise dans le forfait voyage RVC. Veuillez entrer en contact avec votre représentant de RVC si vous avez des questions spécifiques au sujet de votre assurance.

L’assurance annulation couvre les coûts reliés au forfait « terre » et aux vols s’il faut annuler le voyage pour des raisons comme l’annulation des vols. L’assurance annulation est obligatoire pour s’assurer que, dans le cas d’une annulation, le groupe puisse recevoir un remboursement, total ou partiel, des coûts du forfait. L’assurance annulation est comprise dans le forfait voyage RVC.

Participants et procédures de sécurité

Discutez des procédures d’urgence avec vos participants. Ils doivent savoir comment ils peuvent vous joindre ou joindre un autre accompagnateur adulte en tout temps durant leur visite, s’ils s’égarent ou se retrouvent séparés du groupe. Distribuez le formulaire d’information avec tous les numéros de téléphone pertinents pour le groupe. Discutez avec les participants des procédures reliées aux appels d’urgence provenant de leur famille lorsqu’ils seront en voyage.

Même s’ils sont constamment supervisés, des participants peuvent parfois s’égarer; c’est une bonne idée d’aborder cette possibilité avec eux avant de partir et de leur faire prendre en note les étapes à suivre si cela se produit. Mettez l’accent sur le fait qu’il est important que le participant égaré reste là ou il se trouve. Quelqu’un qu’il connaît viendra le chercher.

Exemple d’un éventuel scénario lorsqu’on se rend compte qu’un participant s’est égaré :

  • L’accompagnateur adulte téléphone à l’hôtel ou à l’auberge de jeunesse dès que l’absence est notée
  • Le participant repère un site, un nom de rue, un magasin situé tout près ou un monument, etc. Ensuite, il trouve le téléphone le plus près, il appelle l’hôtel ou l’auberge de jeunesse et laisse un message clair qui donne l’information suivante :
    1. son nom et le nom du groupe;
    2. l’endroit où il se trouve et l’heure.
  • Le participant reste là jusqu’à ce qu’un accompagnateur vienne le chercher

Numéros de téléphone d’urgence

Pour la durée de la visite, chaque participant, sa famille ainsi que l’administration de l’école ou de l’organisme, doit avoir un numéro de téléphone pour l’organisateur de groupe et/ou les numéros de téléphone de tous les hébergements. De plus, l’organisateur de groupe doit avoir le numéro de téléphone d’urgence 24 heures : (1-877-782-8909). Voir le formulaire d’information.

En cas d’accident ou d’incident

S’il se produit un accident ou un incident, le participant doit recevoir les soins et/ou les traitements appropriés. Une fois que la situation immédiate a été réglée, on doit informer les personnes suivantes :

  • le parent ou le tuteur du participant, votre représentant RVC
  • les autorités pertinentes

Si un participant doit recevoir des soins médicaux durant sa participation au programme, il doit présenter une carte santé valide au centre de soins médicaux. Rappelez-vous, toutefois, que les cartes santé des autres provinces ne sont pas toutes acceptées dans tous les centres médicaux.

S’il faut payer pour le service ou le traitement médical, l’accompagnateur adulte doit faire le paiement et s’assurer de conserver les reçus originaux ainsi que le rapport du médecin et/ou de l’hôpital. Une fois de retour à la maison, il doit entrer en contact avec son représentant RVC afin de recevoir un formulaire de réclamation et des instructions sur les procédures de remboursement.